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予約管理システムを選ぶ前に確かめること
予約管理システムは、製品を比べる前に、館の今の予約の流れと、困っていることを書き出すところから選びます。海外のお客様が増えた館では、英語の予約の画面と確認のメール、前金と取消料、食事の制限や到着の時刻の聞き取り、予約サイトとの空室のつなぎが、選ぶときの分かれ目になります。お客様の情報を誰の名義の契約で預けるか、やめるときに持ち出せるかも、先に確かめておきます。この記事では、選ぶ前に館で確かめることを順にまとめます。特定の製品の比較や料金は書いていません。
要点
- 製品を比べる前に、予約が入る道、台帳への書き写し、到着の前のやり取り、当日の申し送りを書き出します。
- 英語の予約の画面と確認のメール、料金の見え方、前金と取消料、要望の欄を、実際の画面で確かめます。
- 予約サイトとの空室の反映に間があると、同じ部屋に二つの予約が入ることがあります。
- 館の名義で契約できるか、見られる人を分けられるか、やめるときに情報を持ち出せるかを確かめます。宿泊者名簿は作成の日から3年間保存します（旅館業法施行規則第4条の2）。
- 決める前に、予約1件を、予約から精算まで館の係が最後まで流して試します。
今の予約の流れを書き出す
予約が入ってから、お客様が発つまでに、誰が、どこで、何を見ているかを書き出します。
- 予約が入る道 公式サイト、電話・メール、予約サイト、旅行会社。それぞれ月に何件くらいか。数え方は予約の経路を数えるにあります。
- 台帳への書き写し 予約サイトの予約を、誰が、いつ、どこへ書き写しているか。
- 到着の前のやり取り 食事の制限、到着の時刻、送迎の要望を、どこに書き留めているか。
- 当日の申し送り 厨房、客室、送迎、帳場へ、何で伝えているか。
書き出すと、二度三度と書き写しているところや、英語のメールに残ったまま誰も見ていないところが見えてきます。新しい仕組みで減らしたいのは、そこです。
海外のお客様の予約で要ること
海外のお客様が公式サイトから予約するなら、次のことを、実際の画面で確かめます。
- 英語の予約の画面 途中で日本語だけの画面に変わらないか。部屋の名前と説明を英語で載せられるか。
- 料金の見え方 1名か1室か、税とサービス料、入湯税を含むかが、英語で分かるか。
- 確認のメール 予約のあとに届くメールが英語で送られるか。文を館で直せるか。
- 前金と取消料 カードで前金を受けられるか。取り消しの条件を予約の画面とメールに出せるか。
- 要望の欄 食事の制限、到着の時刻、記念日を、予約のときに書いてもらえるか。
前金と取消料の決め方は海外のお客様の無断キャンセルを防ぐに書きました。
予約サイトとの空室のつなぎ
いくつかの予約サイトに部屋を出しているなら、空室と料金をどうそろえるかを確かめます。
- つながる予約サイト 今使っている予約サイトとつながるか。
- 反映の速さ 一つの予約サイトで部屋が売れたとき、ほかの予約サイトの空室が減るまでに間があるか。間があると、同じ部屋に二つの予約が入ることがあります。
- 料金の出し方 予約サイトごとに料金を変えるとき、どこで決めるか。予約サイトとの契約の料金の条件は予約サイトへの依存を減らす進め方に書きました。
お客様の情報と契約の名義
予約管理システムには、お客様の氏名、連絡先、食事の制限、旅券番号のような情報が入ります。個人情報保護法は、扱う個人データの漏えいなどを防ぐために必要で適切な措置を講じること（第23条）、個人データの扱いを外に任せるときは、任せた先を必要かつ適切に監督すること（第25条）を求めています。選ぶ前に、次のことを確かめます。
- 契約の名義 館の名義で契約し、館が管理者として入れるか。
- 見られる人 係ごとに見られる範囲を分けられるか。誰がいつ見たかが残るか。
- 書き出し 予約とお客様の情報を、館で開ける形で書き出せるか。
- やめるとき 契約をやめたときに、情報を持ち出せるか。持ち出したあと、相手の手元の情報をどう消すか。
旅館業法施行規則第4条の2は、宿泊者名簿を作成の日から3年間保存すると定めています。システムを替えても、名簿を3年間出せるようにしておく必要があります。日本に住所のない外国人のお客様の旅券の写しの扱いは外国人のお客様の旅券の確認と写しにあります。
現場で使えるか
画面を毎日見るのは、帳場、厨房、客室係です。選ぶ前に、それぞれが見たい画面を確かめます。
- 帳場 今日着くお客様と到着の時刻、前金の有無、要望の一覧。
- 厨房 今夜の人数と、食事の制限やアレルギーの一覧。
- 客室と送迎 部屋ごとの準備と、送迎の時刻。
画面が無ければ紙に書き写すことになり、今の手間が残ります。持ち場ごとの1枚の形は申し送りを日本語で1枚にまとめるにあります。
決める前に試す
試しに使える期間があれば、予約1件を、予約から到着の前の聞き取り、当日の申し送り、精算まで、館の係が最後まで流してみます。英語の予約の画面から、館の人が海外のお客様になったつもりで予約し、届いたメールを読んでみます。
困ったときに誰が答えてくれるか、返事はどのくらいで来るか、いつかかる費用が何か、も書面で確かめます。
まとめ
予約管理システムは、今の予約の流れと困っていることを書き出してから選びます。海外のお客様の予約で要ること、予約サイトとの空室のつなぎ、お客様の情報と契約の名義、現場の画面を確かめ、予約1件を最後まで流して試します。STAYGOコンサルティングの無料の簡易見立てでは、公式サイトと予約サイトを旅行アドバイザーの目線で拝見し、優先して直したい3点をお伝えします。
出典と調べ方
個人情報保護法と旅館業法施行規則（e-Gov法令検索）は、記事を書いた2026年10月5日に読んで確かめました。机上で調べたもので、予約管理システムの会社に問い合わせてはいません。特定の製品の機能や料金は、記事に書いていません。
- e-Gov法令検索「個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号）」（第23条 安全管理措置、第25条 委託先の監督）
- e-Gov法令検索「旅館業法施行規則（昭和二十三年厚生省令第二十八号）」（第4条の2 宿泊者名簿の保存期間）