記事
申し送りを日本語で1枚にまとめる
海外のお客様の要望は、英語のメールや予約サイトの備考欄に散らばりがちです。受けた人は分かっていても、厨房や客室の係まで届かなければ、当日の準備には使えません。
申し送りが届かないと何が起きるか
食事の制限が厨房に届かず、当日の夕食で慌てる。記念日の一言が客室に届かず、せっかく聞いていたことが形にならない。どれも、話は聞いていたのに、必要な持ち場まで届いていなかったことから起きます。
1枚の組み立て
到着する日ごとに1枚にし、持ち場ごとに分けて書きます。
- 厨房 お客様ごとの食事の制限と、夕食の時刻。出汁や調味料まで控えるかどうか。
- 客室 部屋、人数、布団の枚数、記念日の用意、段差に気をつける方。
- 送迎 到着の便や列車、迎えの時刻と場所、遅れたときの連絡先。
- 帳場 まだ答えのない聞き取り、支払いの予定、翌日の出発の時刻。
書くときの決まりごと
- 日本語で、短く 英語の文をそのまま貼らず、必要なことだけを日本語で書きます。
- 控えることは先頭に アレルギーのように間違えられないことは、各行の先頭に置きます。
- まだ分からないことも書く 答えの来ていないことは、分からないと書きます。空欄にしておくと、聞いたけれど何もないのか、まだ聞けていないのかが分かりません。
いつ渡すか
前の日の夕方に、翌日の分を渡します。当日の朝に変わったことがあれば、その行だけを書き直して渡し直します。
まとめ
申し送りの1枚は、着く前の聞き取りの答えから作れます。STAYGOコンサルティングがお作りする業務OSでは、聞き取りの答えを、持ち場ごとの日本語の申し送りにまとめるところまでを受け持ちます。