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到着の遅れと夕食の時刻を英語で伝える
夕食をお出しする宿では、お客様が何時に着くかで、厨房の段取りも、送迎の係の動きも、帳場の夜の終わりも変わります。海外のお客様は、空港からの長い移動や列車の乗り継ぎを経て着くので、予定の時刻から遅れることがあります。この記事では、最終チェックインと夕食の最終開始時刻をどう決めて英語で書くか、到着の時刻をどう尋ね、遅れの連絡をどう受けるか、夕食に間に合わないときに何をお出しするか、当日それを帳場と厨房へどう伝えるかを順に並べます。例文の時刻は、どれも例です。
二つの時刻を決めて書く
宿の案内に「Check-in from 15:00」とだけあると、15時より後ならいつ着いてもよいと読む方がいます。夕食がつく宿では、その読み方のままだと、夜遅くに着いて夕食が済んでいた、ということが起きます。
そこで、次の二つの時刻を館で決め、チェックインの時刻と並べて書きます。
- 最終チェックイン 何時までに着けば、帳場で迎えられるか。帳場の係が何時まで起きているかで決まります。
- 夕食の最終開始時刻 何時までに席に着けば、夕食をお出しできるか。料理の品数と、調理場の片づけの時刻から逆に数えます。
夕食の最終開始時刻は、調理場の料理長と一緒に決めます。コースを出し終えるまでに何分かかるか、火を落とす時刻は何時か、仲居の係は何時まで残れるか。たとえばコースに2時間かかり、21時30分には片づけに入りたいなら、最後に始められるのは19時30分です。そこから、チェックインと着替えに30分ほど見ておけば、夕食に間に合う到着の時刻は19時ごろになります。
Check-in: 15:00 to 21:00 (Japan time)
チェックイン：15時から21時まで（日本時間）
Dinner is served in your room, starting between 18:00 and 19:30.
夕食はお部屋でお出しします。始まりの時刻は18時から19時30分のあいだです。
To enjoy dinner, please arrive by 19:00.
夕食を召し上がるには、19時までにお着きください。
観光庁のモデル宿泊約款では、宿泊契約の申込みのときに申し出てもらう事項に「宿泊日及び到着予定時刻」が入っています。予約を受ける画面やメールにも、到着の予定の時刻を尋ねる欄を置いておきます。
決めた時刻は、公式サイトの料金の頁、予約の確認のメール、旅行アドバイザーに渡す資料の三か所に同じ文で置きます。アドバイザーに渡す資料については旅行アドバイザーに渡す1枚の作り方にまとめています。
到着の時刻の尋ね方
到着の時刻を尋ねると、「in the evening」や「around 6」のような答えが返ってくることがあります。これでは、夕食に間に合うかも、迎えを出す時刻も決められません。尋ねるときは、時刻そのものより、何に乗って、どこに何時に着くかを尋ねます。
- 乗り物 列車か、車か、バスか。車なら自分で運転するのか、送迎を頼むのか。
- 着く場所と時刻 最寄りの駅に何時に着く列車か。空港から直に来るなら、何時に着く便か。
尋ねる時期と、ほかの質問と合わせた聞き取りの組み立ては着く前の聞き取りの作り方にまとめています。ここでは、到着の時刻についての英文だけを並べます。
To plan your dinner and pick-up, could you tell us how you will be travelling to us and the time you expect to arrive at the station?
夕食とお迎えの準備のため、当館までどのようにお越しになるか、駅に何時ごろお着きになるかをお知らせください。
Based on your train, you will reach us at around 17:30. Dinner can start at 18:30 or 19:00. Which would you prefer?
お知らせの列車ですと、当館には17時30分ごろのお着きです。夕食は18時30分か19時からお始めできます。どちらがよろしいですか。
最後の例のように、受けた答えから到着の時刻を館の側で計算し、夕食の時刻を二つほど選べる形で返すと、話が一往復で済みます。
遅れの連絡の受け方
遅れそうだと分かった時点で連絡をもらえれば、館の側は手を打てます。そのために、どこへ、どうやって知らせればよいかを、到着の前に伝えておきます。
- 連絡先を一つに決める 電話なら、海外からかけられる形（+81から始まる番号）で書きます。メールで受けるなら、当日の何時まで見ているかを書きます。
- いつまでに知らせてほしいか 夕食の段取りを変えられる時刻を、館で決めておきます。
If you are running late, please call us at +81-XX-XXXX-XXXX. We are at the front desk until 21:00.
遅れそうなときは、+81-XX-XXXX-XXXX までお電話ください。帳場には21時まで係がおります。
Please let us know by 17:00 if you expect to miss the dinner start time, so that our kitchen can adjust.
夕食に間に合わないと分かったら、厨房が段取りを変えられるよう、17時までにお知らせください。
モデル宿泊約款の第6条には、お客様が連絡をしないまま決めた時刻になっても到着しないときは、お客様が契約を解除したものとみなして処理することがある、という定めがあります。到着の予定の時刻が知らされている場合は、その時刻から一定の時間が過ぎたときとする形です。不泊の扱いを英語でどう書くかはキャンセルポリシーを英語で書くときの例文にまとめています。
電話を受けたら、次の三つを尋ねて、受けた係がその場で書き留めます。英語に慣れていない係でも尋ねられるよう、帳場の電話のそばに英文を置いておきます。
Where are you now, and which train are you on?
いまどちらにいらっしゃいますか。どの列車にお乗りですか。
What time do you expect to arrive at the station?
駅には何時ごろお着きの予定ですか。
Would you still like dinner if you arrive at that time?
そのお時間のお着きでも、夕食をご希望ですか。
受けた内容は、時刻を24時間の書き方で、お客様に言い直して確かめます。「seven」と言っても、朝か夜かで聞き違えることがあります。
Let me confirm. You will arrive at the station at 19:40, and you would like a light meal in your room. We will meet you at the station exit.
確かめます。駅には19時40分のお着きで、お部屋で軽いお食事をご希望ですね。駅の改札の外でお待ちしております。
夕食に間に合わないときの代わり
夕食の最終開始時刻を過ぎてから着くお客様に、何をお出しするかを先に決めておきます。その場で考えると、係によって答えが変わり、お客様に約束したことを厨房が知らない、ということが起きます。
- 短いコースを遅くお出しする 品数を減らして、最終開始時刻より遅くても出せる形です。何時までならこの形で出せるかも決めます。
- お部屋に軽いお食事を置く おにぎりや弁当など、冷めても召し上がれるものを、着いたときに部屋に用意しておく形です。
料金の扱いは、館が決めることです。夕食を出せなかったときに夕食の分を返すかどうか、軽いお食事に替えたときにどう精算するかを決め、その文を予約の確認や料金の案内にも置いておきます。料金の書き方については海外のお客様に伝わる料金と取り消しの書き方にまとめています。
If you arrive after 19:30, we can prepare a light meal of rice balls and seasonal side dishes in your room instead of dinner.
19時30分を過ぎてお着きの場合は、夕食の代わりに、おにぎりと季節のおかずをお部屋にご用意できます。
The dinner charge cannot be refunded if you arrive after the latest dinner time.
夕食の最終の時刻を過ぎてのお着きの場合、夕食の料金はお返しできません。
食事の制限のあるお客様の場合は、代わりのお食事にも同じ制限が当てはまります。軽いお食事を用意する係が、聞き取りで受けた制限を知っているかを、厨房で確かめておきます。
送迎の時刻の決め方
駅までの送迎をしている館では、送迎の最終の時刻も決めて書きます。最終の時刻を過ぎたら、タクシーを案内するのか、ほかの手を用意するのかも決めます。
- 最終の送迎 駅を何時に出る車が最後か。その時刻に間に合う列車はどれか。
- 待ち合わせの場所 駅のどの出口の、どこで待つか。写真や目印があると迷いません。
- 列車が遅れたとき どのくらいの遅れまで待つか。遅れを知らせてもらう先はどこか。
- タクシーのとき 駅から館までのおよその時間と、運転手に見せる館の名前と住所の日本語の書き方。
Our last pick-up leaves the station at 20:30. If your train arrives later, please take a taxi. The ride takes about 15 minutes.
駅からの最後のお迎えは20時30分に出ます。それより遅い列車でお着きの場合は、タクシーをご利用ください。15分ほどです。
Please show this to the taxi driver:
タクシーの運転手に、こちらをお見せください。
最後の例文のあとには、館の名前と住所を日本語で添えます。送迎の係へ何を書いて渡すかは申し送りを日本語で1枚にまとめるの送迎の欄に書いています。
当日の帳場と厨房への伝え方
遅れの一報は、電話を取った人に届きます。受けた内容が厨房と送迎の係に届くまでの道すじを、先に決めておきます。
- 受けた人 受けた内容を書き留め、すぐに帳場へ伝えます。持ち場へ直に伝えるのは、帳場に伝えたあとです。
- 帳場 申し送りの行を書き直し、書き直した時刻を添えます。そのうえで、厨房と送迎と客室へ伝えます。
- 厨房 何時に、何人分を、どの形で出すかを受け取ります。代わりのお食事なら、その支度に移ります。
- 送迎 新しい迎えの時刻と列車を受け取ります。最終の時刻を過ぎるなら、帳場がタクシーの案内に切り替えます。
伝える言葉は、いつも同じ順にします。誰が、何時に着くか、夕食をどうするか、迎えをどうするか。たとえば、次のように伝えます。お名前と時刻はどれも例です。
- 帳場から厨房へ スミス様3名、到着19時40分に変更。夕食は間に合わないので、お部屋に軽食3人分。奥様の甲殻類アレルギーはそのまま。19時30分までに部屋へ。
- 帳場から送迎へ スミス様3名、19時32分着の列車に変更。東口で待つ。大きな荷物2つ。
申し送りの1枚の作り方と、変えた行に印をつける決まりは申し送りを日本語で1枚にまとめるにまとめています。着いたお客様には、待っていたことと、用意したものを短く伝えます。
Welcome. We are glad you arrived safely. We have prepared a light meal in your room.
ようこそお越しくださいました。ご無事でなによりです。お部屋に軽いお食事をご用意しております。
まとめ
最終チェックインと夕食の最終開始時刻を館で決め、夕食に間に合う到着の時刻を英語ではっきり書く。到着の時刻は乗り物と着く時刻で尋ね、遅れの連絡先を一つに決めて前もって伝える。間に合わないときの代わりと料金の扱いを先に決め、一報は帳場を通して厨房と送迎へ同じ順で伝える。この流れを決めておけば、夜の遅い時刻でも、係ごとに答えが変わりません。
STAYGOコンサルティングが宿ごとにお作りする業務OSでは、到着の時刻の聞き取りから、遅れの一報を持ち場へ伝えるところまでを、1つの流れにまとめます。
出典
- 観光庁「モデル宿泊約款」最終改正 令和5年12月13日（第2条の到着予定時刻、第6条第3項）
- 観光庁「Terms and Conditions for Model Accommodation」（モデル宿泊約款の英語の版。Article 2・Article 6）