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キャンセルポリシーを英語で書くときの例文
取り消しの決まり（キャンセルポリシー）は、館で決めた中身を、海外のお客様が一度読めば分かる英語にして初めて役に立ちます。この記事では、よく使う場面ごとに、そのまま使える英文を日本語訳つきで並べます。数字はどれも例です。料金の書き方と、決まりを置く場所については海外のお客様に伝わる料金と取り消しの書き方にまとめています。
英文に入れる五つのこと
英語では、取り消しは cancellation、取り消し料は cancellation charge（cancellation fee とも書きます）、不泊は no-show、前金は deposit で通じます。観光庁のモデル宿泊約款の英語の版も、取り消し料を cancellation charge、前金を deposit、不泊を No Show と書いています。一つの文書の中では、同じものを同じ語で呼びます。
そのうえで、どの場面の文にも、次の五つが入っているかを確かめます。一つでも抜けていると、お客様は自分に都合のよい方で読むか、問い合わせてきます。
- いつまでに 到着の何日前かを日数で書きます。「直前」のような言葉は使いません。
- 何に対して何％か 宿泊料金の合計に対してか、1泊目の料金に対してか。割合だけでは額が決まりません。
- どの時刻で区切るか 日本時間（JST）で書きます。お客様は自分の国の時刻で読みます。
- どう伝えれば取り消しになるか メールで受けるのか、予約サイトの画面からか。受けたことをどう返すか。
- 前金をどう扱うか 前金を受けるなら、取り消しのときに何を差し引き、どう返すか。
前日と当日と不泊の書き方
期限と割合は、箇条書きにすると読み違いが減ります。最初の1行で、何に対する割合か、どの時刻で数えるかを先に書きます。
Cancellation charges (percentage of the total accommodation charge, based on Japan time):
取り消し料（宿泊料金の合計に対する割合。日本時間で数えます）
8 days or more before arrival: free of charge
到着の8日前まで：かかりません
2 to 7 days before arrival: 20%
到着の7日前から2日前まで：20％
1 day before arrival: 50%
前日：50％
On the day of arrival: 80%
当日：80％
No-show: 100%
不泊：100％
連絡がないまま何時を過ぎたら不泊とするかも決めて、その時刻を書きます。
If you have not arrived by 20:00 and we have not heard from you, your reservation will be treated as a no-show.
20時までにお着きにならず、ご連絡もない場合は、不泊として扱います。
Please let us know if you expect to arrive later than planned.
予定より遅れて到着される場合は、お知らせください。
モデル宿泊約款の違約金の表も、不泊・当日・前日などの区分に分け、割合は館が書き入れる形になっています。連絡がないまま決めた時刻を過ぎても到着しないときは、お客様が契約を解除したものとみなすことがある、という定めの例も載っています。
前金の書き方
前金を受けるなら、額、払う期限と方法、取り消しのときの扱いを続けて書きます。返すときの通貨と、為替で受け取る額が変わることも書いておきます。
A deposit of 30% of the total charge is required to confirm your reservation.
予約の確定には、料金の合計の30％を前金としてお支払いいただきます。
Please pay the deposit by credit card within 7 days of receiving our confirmation.
前金は、確認のご連絡から7日以内にクレジットカードでお支払いください。
The deposit will be applied to your final bill.
前金は、最後のお支払いに充てます。
If you cancel, any cancellation charge will be deducted from the deposit and the balance will be refunded.
取り消しの場合は、前金から取り消し料を差し引き、残りをお返しします。
Refunds are made in Japanese yen. The amount you receive may vary with exchange rates.
返金は日本円で行います。お受け取りの額は、為替によって変わることがあります。
モデル宿泊約款でも、申込金はまず宿泊料金に充て、次に違約金などに充てて、残りを返す順になっています。
人数と日程の変更の書き方
人数が減ることや泊数が短くなることを、取り消しの一部として扱うかどうかを決めて書きます。書いていないと、人数を減らしても料金はかからないと読む人がいます。
A reduction in the number of guests is treated as a partial cancellation. The charges above apply to each guest removed from the booking.
人数が減る場合は、一部の取り消しとして扱い、減った方の分に上の取り消し料がかかります。
If you shorten your stay, the charges above apply to the nights you cancel.
泊数を短くされる場合は、取り消した泊に上の取り消し料がかかります。
Date changes are subject to availability. Changes made within 7 days of arrival are treated as a cancellation and a new booking.
日程の変更は、空きがある場合に承ります。到着の7日前からの変更は、取り消しと新しい予約として扱います。
Additional guests can be accepted only if rooms and meals can be arranged. Please contact us before arrival.
人数の追加は、お部屋とお食事の用意ができる場合に限り承ります。到着の前にご連絡ください。
天災と交通機関の運休の書き方
台風や大雪、地震で列車や飛行機が止まったときにどうするかは、館が決めることです。無料で取り消せるようにするか、日程の変更だけを受けるか、通常の取り消し料をいただくかを決め、決めたことだけを書きます。
書くなら、何が起きたときに当てはまるのかを具体的に書きます。「状況に応じて」とだけ書くと、お客様はどちらにも読めます。
If trains or flights to our area are cancelled on your arrival date due to weather or a natural disaster, you may cancel free of charge.
天候や災害で、到着の日に当館の地域へ向かう列車や飛行機が運休した場合は、取り消し料はかかりません。
This does not apply to delays, or to cancelled flights to Japan from overseas.
遅れの場合や、海外から日本への便の欠航には当てはまりません。
Please contact us before your scheduled arrival time.
予定の到着時刻より前に、ご連絡ください。
決めていないなら、この項は書きません。尋ねられたときに、その都度館で判断して返します。
子ども料金の書き方
「小学生」「幼児」という区切りは、海外のお客様には伝わりにくいので、年齢で書きます。食事と布団がつくかどうかで分け、取り消し料が子どもの料金に対してかかることも書いておきます。
Children aged 6 to 12 are charged 70% of the adult rate with adult meals and bedding, and 50% with children's meals and bedding.
6歳から12歳のお子様は、大人と同じ食事と布団で大人料金の70％、お子様用の食事と布団で50％です。
Children under 6 who do not require meals or bedding stay free of charge.
食事と布団を使わない6歳未満のお子様は、料金はかかりません。
Cancellation charges for children are calculated on the child rate.
お子様の取り消し料は、お子様の料金に対して計算します。
モデル宿泊約款の料金表の備考には、子ども料金を小学生以下に当て、大人に準じる食事と寝具で大人料金の70％、子ども用の食事と寝具で50％、寝具のみで30％とする例が載っています。英文にするときは、館で決めた年齢を数で書きます。
旅行アドバイザー経由の予約の扱い
海外の旅行アドバイザーを通した予約では、取り消しや変更の連絡はアドバイザーから届きます。次の三つを館で決め、旅行アドバイザーに渡す1枚にも同じ文を載せます。
- どの決まりに従うか 公式サイトと同じ決まりか、アドバイザーとの取り決めによるか。
- 誰からの連絡で取り消しになるか アドバイザーからの連絡だけを受けるのか、お客様本人からの連絡も受けるのか。
- どこへ返すか 返金を、前金を払った相手へ返すのか。
Reservations made through a travel advisor follow the cancellation policy above unless otherwise agreed in writing.
旅行アドバイザーを通したご予約も、書面で別に取り決めていない限り、上の取り消しの決まりに従います。
Please send cancellations and changes to us by email. A cancellation takes effect when we receive it, based on Japan time.
取り消しや変更は、メールでお知らせください。取り消しは、日本時間で当館が受け取った時点で成立します。
Refunds are made to the party that paid the deposit.
返金は、前金をお支払いいただいた方へ行います。
We will confirm every cancellation by email.
取り消しを受けたときは、必ずメールで確認のご連絡をします。
決まりを決めるときに確かめること
期限や割合をどうするかは、館が決めることです。この記事の数字はどれも例で、決まりの中身を勧めるものではありません。
決めるときには、法律が関わることがあります。たとえば消費者契約法の第9条には、消費者との契約で解除に伴う損害賠償の額を予定したり違約金を定めたりする条項のうち、同じ種類の契約の解除で事業者に生ずべき平均的な損害の額を超える部分は無効とする定めがあります。同じ条の第2項では、事業者が違約金などを請求するときに、消費者から説明を求められたら、算定の根拠の概要を説明するよう努めることとされています。
観光庁はモデル宿泊約款を日本語と英語で公開していて、英語の言い回しを確かめるときの手がかりになります。割合の決め方や個別の扱いに迷うときは、弁護士などの専門家に確かめてください。
英語と日本語の両方を載せるときは、どちらを優先するかも書いておきます。
In the event of any discrepancy between the English and Japanese versions, the Japanese version shall prevail.
英語の版と日本語の版に食い違いがある場合は、日本語の版を優先します。
まとめ
取り消しの決まりは、館で一度決めて英語と日本語でそろえれば、公式サイトにも、確認のメールにも、旅行アドバイザーに渡す1枚にも同じ文を置けます。STAYGOコンサルティングの実装では、貴館の決まりに合わせて、この文を英語と日本語でそろえます。
出典
- e-Gov法令検索「消費者契約法（平成十二年法律第六十一号）」（第9条第1項第1号・第2項）
- 観光庁「モデル宿泊約款」最終改正 令和5年12月13日（第3条・第6条、別表第1の備考、別表第2）
- 観光庁「Terms and Conditions for Model Accommodation」（モデル宿泊約款の英語の版。Article 3・Article 6・Attached Table No. 2）