La plupart des dirigeants qui se rendent à Tokyo pour affaires repartent avec deux observations constantes : la ville est remarquablement efficace, et le temps personnel du séjour a été mal employé. Les réunions se tiennent à l’heure, les transports fonctionnent, l’hôtel est excellent, mais les heures entre deux engagements se remplissent de nourriture de dépannage et de bars d’hôtel plutôt que du Japon qui les entourait.
C’est un problème que l’on peut corriger. Il demande d’organiser à l’avance, ce dont un bon déplacement professionnel a de toute façon besoin.
L’OCCASION D’ASSOCIER AFFAIRES ET SÉJOUR AU JAPON
Le Japon récompense le dirigeant en déplacement d’une manière que peu de destinations d’affaires offrent. La logistique est prévisible : les trains sont à l’heure, les réunions commencent à l’heure, les taxis sont propres et au compteur. Comme si peu de choses dérapent, les heures libres d’un séjour à Tokyo restent exploitables comme elles le sont rarement ailleurs.
Un déplacement professionnel type à Tokyo comprend 2–4 jours de réunions concentrées dans un petit nombre de quartiers. La géographie est compacte. Une réunion à Marunouchi et un dîner à Ginza sont à 10 minutes l’un de l’autre. Si ce même dîner se tient à un comptoir kaiseki de Kagurazaka, il faut 20 minutes. L’écart entre le Tokyo des affaires et le Tokyo de la culture est rarement une question de distance. C’est une question de qui a réservé quoi, et quand.
LE DISPOSITIF D’EFFICACITÉ TOKYOÏTE
Le seul changement qui pèse le plus pour un dirigeant à Tokyo est la voiture avec chauffeur, et la raison en est pratique plutôt que symbolique. Un chauffeur qui connaît la circulation de Tokyo, parle assez d’anglais pour tenir la journée et attend devant chaque rendez-vous retire toutes les petites décisions de navigation d’un emploi du temps qui exige déjà toute votre attention.
Une Alphard ou une Lexus LM accueille confortablement quatre personnes et reste assez silencieuse pour travailler entre deux adresses. Vous pouvez prendre un appel, relire un document, ou ne rien dire du tout, ce qui, dans une journée dense, constitue souvent le seul repos disponible.
Le même véhicule qui assure les réunions du matin peut, sans rien changer à la logistique, déposer un invité à un dîner kaiseki à 19 h et le reprendre à 21 h 30. Un seul chauffeur qui connaît déjà la forme de la journée évite de l’expliquer trois fois de plus.
HAKONE : L’EXCURSION D’UNE JOURNÉE POUR DIRIGEANTS
Pour un dirigeant qui dispose d’une journée libre à Tokyo, en général un samedi où les réunions s’arrêtent, Hakone est la meilleure option à portée de la ville. Le trajet depuis le centre de Tokyo prend environ 90 minutes, autant au retour. Entre les deux, il reste assez de temps pour un déjeuner de ryokan avec onsen privé, une marche dans le paysage volcanique d’Owakudani et, par temps clair, une vue du mont Fuji de l’autre côté du lac.
Pour qui veut maximiser le temps passé à Hakone et réduire le trajet, un transfert en hélicoptère est possible. Le vol depuis l’héliport de Tokyo prend environ 20–25 minutes, et vous atterrissez dans la montagne au lieu de sortir d’un tunnel d’autoroute.
Le point essentiel est que Hakone se réserve à l’avance. Le déjeuner au ryokan, dans des maisons comme Gora Kadan ou le Fujiya Hotel, doit être retenu avant le départ. L’organiser depuis le hall d’un hôtel un vendredi après-midi réussit rarement.
FAIRE DU DÉCALAGE HORAIRE UN ATOUT
Tokyo a généralement 13–14 heures d’avance sur New York et 8–9 heures d’avance sur Londres. Les voyageurs occidentaux qui arrivent au début d’un déplacement professionnel se retrouvent souvent parfaitement réveillés entre 4 h et 6 h du matin. Dans la plupart des villes, c’est une contrariété. À Tokyo, ce sont parmi les heures les plus utiles de la journée.
Employer ces heures délibérément, plutôt que de faire défiler ses courriels dans une chambre sombre, est le conseil qui revient le plus souvent chez les dirigeants venus plusieurs fois au Japon. Tokyo est plus calme avant sept heures, et plus facile à voir.
LE CADRE DES 72 HEURES
Pour un dirigeant qui prolonge un déplacement de deux ou trois jours, le cadre tokyoïte des 72 heures est une structure utile. Le but n’est pas de tout voir, mais d’avoir trois ou quatre expériences qui justifient le voyage. Une approche structurée ressemble à ceci : une grande expérience de table (kaiseki ou comptoir omakase), une expérience culturelle (cérémonie du thé privée ou visite de musée), une excursion d’une journée (Hakone ou Nikko) et un après-midi sans programme dans un quartier qui récompense la marche, comme Yanaka, Shimokitazawa ou Koenji.
La variable décisive est le délai. Les réservations de restaurants du niveau que mérite ce genre de voyage demandent 4–6 semaines d’avance, parfois davantage. Un déplacement dont les dates sont arrêtées 6 semaines à l’avance et qui engage aussitôt un spécialiste accède à un ensemble d’options fondamentalement différent de celui d’un séjour organisé la semaine précédant le départ.
« Le déplacement professionnel à Tokyo mérite d’être pris au sérieux comme occasion de séjour. Tout ce qu’il faut pour un beau voyage personnel est déjà là. Il lui manque seulement la même préparation en amont que les réunions, elles, ont reçue. »
L’AUTRE MOITIÉ DE VOTRE SÉJOUR À TOKYO
STAYGO organise le versant personnel d’un déplacement professionnel à Tokyo, voiture avec chauffeur, réservations de restaurants et logistique de la journée à Hakone, autour de l’emploi du temps que vous avez déjà.
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