La mayoría de los directivos que viajan a Tokio por trabajo se marchan con dos observaciones constantes: la ciudad es extraordinariamente eficiente, y el tiempo personal del viaje no se aprovechó bien. Las reuniones van según el horario, el transporte funciona, el hotel es excelente, pero las horas entre compromisos se llenan de comida de conveniencia y bares de hotel en lugar del Japón que las rodeaba.
Es un problema que tiene arreglo. Requiere planificar con antelación, que es justo lo que un buen viaje de trabajo necesita de todos modos.
LA OPORTUNIDAD DE UNIR NEGOCIO Y DESCANSO EN JAPÓN
Japón recompensa al directivo que viaja de un modo que pocos destinos de negocios ofrecen. La logística es previsible: los trenes van puntuales, las reuniones empiezan a su hora, los taxis están limpios y llevan taxímetro. Como muy poco sale mal, las horas libres de un viaje a Tokio siguen siendo aprovechables como rara vez lo son en otros sitios.
Un viaje de negocios típico a Tokio supone 2–4 días de reuniones concentradas en unos pocos distritos. La geografía es compacta. Una reunión en Marunouchi y una cena en Ginza están a 10 minutos. Si esa misma cena es en una barra kaiseki de Kagurazaka, son 20 minutos. La distancia entre el Tokio de los negocios y el Tokio de la cultura rara vez es una cuestión de kilómetros. Es una cuestión de quién reservó qué, y cuándo.
EL ENGRANAJE DE EFICIENCIA DE TOKIO
El único cambio que más diferencia marca para un directivo en Tokio es el coche privado con chófer, y la razón es práctica más que simbólica. Un chófer que conoce el tráfico de Tokio, habla el inglés suficiente para sostener la jornada y espera fuera de cada reunión elimina todas las pequeñas decisiones de desplazamiento de una agenda que ya exige toda su atención.
Un Alphard o un Lexus LM acomoda a cuatro personas con holgura y es lo bastante silencioso para trabajar entre un sitio y otro. Puede atender una llamada, repasar un documento o no decir nada, que en un día apretado suele ser el único descanso disponible.
El mismo vehículo que cubre las reuniones de la mañana puede, sin cambiar nada de la logística, dejar a un invitado en una cena kaiseki a las 19:00 y recogerlo a las 21:30. Un solo chófer que ya conoce la forma del día ahorra explicarla tres veces más.
HAKONE: LA EXCURSIÓN DE UN DÍA DEL DIRECTIVO
Para el directivo con un día libre en Tokio, normalmente un sábado en que las reuniones se detienen, Hakone es la mejor opción al alcance de la ciudad. El trayecto desde el centro de Tokio lleva unos 90 minutos, y el regreso otro tanto. En medio queda tiempo suficiente para un almuerzo de ryokan con onsen privado, un paseo por el paisaje volcánico de Owakudani y, en días despejados, vistas del monte Fuji al otro lado del lago.
Para quien quiera maximizar el tiempo en Hakone y reducir el desplazamiento, existe el traslado en helicóptero. El vuelo desde el helipuerto de Tokio dura unos 20–25 minutos, y uno aterriza en la montaña en lugar de salir por la boca de un túnel de autopista.
La clave es que Hakone exige reservar con antelación. El almuerzo en el ryokan, en casas como Gora Kadan o el Fujiya Hotel, debe quedar reservado antes del viaje. Organizarlo desde el vestíbulo de un hotel un viernes por la tarde casi nunca sale bien.
CONVERTIR EL DESFASE HORARIO EN UN ACTIVO
Tokio suele ir 13–14 horas por delante de Nueva York y 8–9 horas por delante de Londres. Los viajeros occidentales que llegan al inicio de un viaje de trabajo a menudo se encuentran completamente despiertos entre las 4 y las 6 de la mañana. En la mayoría de las ciudades eso es una molestia. En Tokio es una de las horas más útiles del día.
Usar esas horas de forma deliberada, en vez de repasar el correo en una habitación a oscuras, es la recomendación que más repiten los directivos que han estado varias veces en Japón. Tokio está más tranquilo antes de las siete, y se ve mejor.
EL MARCO DE LAS 72 HORAS
Para el directivo que alarga un viaje de trabajo dos o tres días, el marco tokiota de las 72 horas es una estructura útil. El objetivo no es verlo todo, sino tener tres o cuatro experiencias que justifiquen el viaje. Un planteamiento con estructura sería este: una gran experiencia de mesa (kaiseki o barra de omakase), una experiencia cultural (ceremonia del té privada o visita a un museo), una excursión de un día (Hakone o Nikko) y una tarde sin programa en un barrio que recompensa caminar, como Yanaka, Shimokitazawa o Koenji.
La variable decisiva es la antelación. Las reservas de restaurante del nivel que merece un viaje así requieren 4–6 semanas de aviso, a veces más. Un viaje de trabajo que fija sus fechas 6 semanas antes y encarga el trabajo a un especialista de inmediato accede a un conjunto de opciones radicalmente distinto del de un viaje organizado la semana previa a la salida.
«El viaje de negocios a Tokio merece tomarse en serio como oportunidad de descanso. Todo lo necesario para un buen viaje personal ya está allí. Solo le falta la misma planificación anticipada que recibieron las reuniones.»
LA OTRA MITAD DE SU VIAJE A TOKIO
STAYGO organiza el lado personal de un viaje de trabajo a Tokio, incluidos el coche con chófer, las reservas de restaurante y la logística del día en Hakone, en torno a la agenda que usted ya tiene.
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