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英語の問い合わせに返す型
英語の問い合わせは、返信の速さと、答えが一度で揃うかどうかで印象が決まります。大切なのは、英語の得意な人がいるかどうかより、館として返信の型を持っているかどうかです。
返信の組み立て
どの問い合わせにも、次の順で返します。
- お礼 問い合わせへのお礼を1行で。
- 答え 聞かれたことに、数と時刻で答えます。分からないことは、いつまでに答えるかを書きます。
- こちらから聞くこと 予約に進むために必要なことを、選べる形でまとめて尋ねます。
- 次にすること 空きを押さえる期限や、次に宿から送るものを書きます。
- 署名 館の名前と、英語の窓口の連絡先。個人の名前だけにしません。
例文
よく使う3つの文です。館の決まりに合わせて数字を入れ替えて使います。
Thank you for your inquiry. We have availability for two guests on the dates you mentioned.
お問い合わせありがとうございます。ご希望の日に、お二人でお泊まりいただけます。
Dinner can start between 18:00 and 19:30. Could you let us know your preferred time?
夕食は18時から19時30分のあいだに始められます。ご希望の時刻をお知らせください。
To prepare your meals, please tell us about any allergies or foods you avoid, including broth.
お食事の準備のため、アレルギーや召し上がれないもの（出汁も含めて）をお知らせください。
誰が返しても同じ答えにする
- 定型文を館で持つ よく聞かれる答えを、英語と日本語を並べて1か所に置きます。受けた人が選んで使えるようにします。
- 窓口を館の連絡先にする 担当者個人のメールで受けると、その人が休みの日に返信が止まります。館の連絡先で受け、誰でも見られるようにします。
- 返信の目安を決める 「翌日中に返す」のように目安を決め、答えが出ないものは、いつまでに答えるかだけ先に返します。
まとめ
返信の型は、一度決めれば、英語の得意な人がいない日も同じ答えを返せます。STAYGOコンサルティングの実装では、貴館の決まりに合わせた返信の型をお作りします。