旅行アドバイザーへ送る最初のメール

送る相手の選び方

最初のメールは、数を多く送るより、宿に合う相手を選んで1通ずつ送るほうが、読まれる見込みが上がります。相手に合わせて文を書けるのは、相手のことを少しでも知っているときだけだからです。

旅行アドバイザーの多くは、自分のサイトやプロフィールに、得意な行き先や、どんな旅を組むかを書いています。まず、そこに日本の名前があるかを見ます。次に、書いている旅の形が、宿と合うかを見ます。家族の旅を多く組む人、食の旅が得意な人、少人数のゆっくりした旅を組む人。宿の強みと重なる人を選びます。

• 日本を扱っているか　得意な行き先や、これまでの旅の紹介に、日本が入っているかを見ます。
• 旅の形が合うか　家族、食、温泉、少人数など、書いている旅の形が、宿の強みと重なるかを見ます。
• 連絡先を公開しているか　仕事の連絡先として、メールアドレスを自分のサイトなどに載せているかを見ます。載せていない人には送りません。
• 断りの言葉がないか　連絡先のそばに、売り込みのメールは受けない、という言葉がないかを見ます。あれば送りません。

調べた相手は、名前、会社、見たページのURL、見た日、送った日、返事を、1枚の表に控えておきます。同じ人に二度送ってしまうことや、再送の日を忘れることが減ります。どのページで連絡先を見たかは、あとで送った理由を説明するときにも役に立ちます。

件名と最初の3行

件名は、誰から、何の話かが一目で分かるように書きます。宿の名前、場所、宿の形の三つを入れると、知らない相手でも、自分の仕事に関係があるかを判断できます。中身と違う件名や、返信を装った件名は使いません。

本文の最初の3行には、名乗り、この人に送る理由、何のメールかを、この順で書きます。2行目の送る理由は、相手のサイトで読んだことを一つだけ具体的に書きます。ここがあると、たくさんの人へ同じ文を送ったメールとの違いが伝わります。書くのは相手が公開していることだけにして、読んだページの言葉をそのまま引いて大げさに褒めることはしません。

宿を一言で言うと何ができるか

最初の3行のあとに、宿を一言で言う文を1つ置きます。形容の言葉を重ねるより、部屋数、場所、ほかの宿との違いを、事実で書きます。アドバイザーがお客様に説明するとき、そのまま使える文を目指します。

一言の文は、館の中で先に日本語で決めておきます。「うちの宿は、誰に、何があるか」を一文で言えるまで削ります。英語にするのは、そのあとです。

次に、アドバイザーのお客様のために、宿が何をできるかを三つまで書きます。アドバイザーが知りたいのは、お客様に安心して勧められるかどうかです。英語で返事ができること、食事の制限にどこまで応じられるか、駅からの送迎のように、お客様の手間が減ることを選びます。

• 三つまでに絞る　全部を書くと、どれも読まれません。相手の旅の形に合うものを三つ選びます。
• できる範囲まで書く　「対応します」だけで終わらせず、何日前までに知らせてほしいか、何ができないかまで短く書きます。
• 細かいことは資料へ送る　部屋ごとの違いや料金は、本文に並べず、添える資料に任せます。

アドバイザーへの手数料や、アドバイザー向けの料金をどうするかは、館で決めることです。最初のメールで触れるかどうかも、先に決めておきます。触れない場合は、返事が来たときに聞かれることがあるので、答えを用意しておきます。

添える資料と署名

最初のメールに添える資料は、1つにします。部屋、食事、行き方、決まり、料金と取り消しをまとめた1枚のPDFです。中身と作り方は旅行アドバイザーに渡す1枚の作り方にまとめています。

知らない相手からの大きな添付は、開かれないことや、迷惑メールとして扱われることがあります。PDFは軽くし、写真は資料の中に数枚だけ入れます。写真をたくさん見てほしいときは、公式サイトの英語のページか、写真だけを置いたページへのリンクを1つ書きます。リンクは本文に何本も並べず、資料とサイトの二つまでにします。

結びは、相手に大きな手間を求めない一文にします。すぐに予約を頼むより、合うお客様がいたときに思い出してもらうことを目指します。

署名には、宿の名前、送った人の名前と役目、住所、館の英語の連絡先を入れます。そのうえで、今後のメールを望まないときの伝え方を一行添えます。

日本の特定電子メール法は、宣伝のためのメールを送るときに、送る人の名前、住所、送らないでほしいと伝えるための連絡先、苦情や問い合わせを受ける連絡先を示すことなどを定めています。宛先にも決まりがあり、同意を得た相手のほかは、仕事のためにメールアドレスをインターネットで公開している相手などに限られます。ただし、公開しているアドレスのそばに、宣伝のメールを受けないという言葉があれば除かれます。相手の国の決まりもあります。たとえば米国の連邦取引委員会は、会社どうしのメールも対象として、正しい差出人と件名、住所、今後のメールを断る方法を示すこと、断りを10営業日以内に守ることを求めています。どう当てはまるかは、所轄の窓口に確かめます。

返事がないときの一度だけの再送

アドバイザーは、お客様の旅を組んでいる最中や、旅に同行している最中には、知らない相手のメールに返事をする余裕がないことがあります。返事がないことは、断られたこととは限りません。

再送は一度だけにします。最初のメールから1〜2週間あけ、同じメールへの返信の形で送ります。新しいことを一つだけ加えて、前のメールより短くします。たとえば、空きが出やすい時期、新しくできた部屋、季節の料理のように、相手のお客様に役立つことを選びます。資料は添え直さず、前のメールにあることを伝えます。

再送にも返事がなければ、表に「返事なし」と書いて、そこで止めます。三度目は送りません。何度も送ると、宿の名前が迷惑メールと結びついて覚えられてしまいます。今後のメールを望まないと返事が来たら、すぐに表に書き、その人には二度と送りません。

返事が来たら、その日のうちか翌営業日までに返します。聞かれたことに答え、お客様の人数や日程を尋ねます。返事の組み立てと例文は英語の問い合わせに返す型にまとめています。

まとめ

旅行アドバイザーへの最初のメールは、日本を扱い、宿と旅の形が合う相手を選び、1通ずつ送ります。件名には宿の名前、場所、宿の形を入れ、最初の3行で名乗り、送る理由、何のメールかを書きます。宿を一言で言う文と、お客様のためにできることを三つまで書き、資料は1枚のPDFにします。署名には住所と、今後のメールを断る方法を入れます。返事がなければ一度だけ短く再送し、そこで止めます。

STAYGOコンサルティングの実装では、貴館に合う相手の選び方と、最初のメールの英語と日本語をそろえます。

出典

• e-Gov法令検索「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律」（第3条 送信の制限、第4条 表示義務）
• e-Gov法令検索「特定電子メールの送信の適正化等に関する法律施行規則」（第3条 アドレスの公表の方法、第9条 住所と苦情等の連絡先の表示）
• Federal Trade Commission「CAN-SPAM Act: A Compliance Guide for Business」（会社どうしのメールも対象・住所と断る方法の表示・10営業日以内）